Blog: Operatie thuiswerkplek

Op 13 maart 2020 riep ik naar mijn collega’s: tot over 3 weken! Niet wetende dat die 3 weken uiteindelijk 2 jaar zouden worden. Ik had ook nog geen idee welk project deze crisis met zich mee zou brengen, namelijk: het inrichten van de  VGZ-thuiswerkplekken. Daar kwam best wat bij kijken. Ik deel graag met u hoe we dit hebben aangepakt.

Thuiswerken aan de keukentafel

Vier dagen kantoor en één dag thuis. Dat was voor Corona toch wel een beetje de norm bij VGZ. Die ene dag thuiswerken aan de keukentafel, daar klaagde niemand over. Dat veranderde snel toen we tijdelijk helemaal thuis kwamen te zitten. Ik ontving iedere dag mails van collega’s die fysieke klachten kregen van het werken aan de keukentafel. Het was duidelijk. Hier moesten we vanuit HR mee aan de slag.

Tussenoplossing: een eenmalig budget gaf ademruimte

Maar regel maar eens 2200 thuiswerkplekken. Dat lukt niet van vandaag op morgen. Dat vraagt om een tussenoplossing. En die kwam er: collega’s kregen een eenmalig budget van 150 euro om hun thuiswerkplek te verbeteren. Voor de meeste was dit voldoende om even vooruit te kunnen. 

Een goede thuiswerkplek

2200 thuiswerkplekken dus. Waar begin je? Eerst heb ik vanuit mijn rol onderzocht waar een thuiswerkplek minimaal aan moet voldoen. Dat leverde een duidelijk lijstje met must-haves op. De zaken die de Arbo voorschrijft:

• Een goed bureau, in hoogte verstelbaar.
• Een goede bureaustoel, die goed af te stellen is op verschillende mensen.
• Een losse muis en toetsenbord.
• En natuurlijk een laptop en telefoon.

En dan is er ook nog een lijstje nice-to-haves, waar we bij VGZ ook voor zijn gegaan:

• Een extra scherm.
• Een losse webcam.
• Een laptopverhoger.
• Een ‘Upstaa’ voor collega’s met kleinere thuiswerkplek. Dit is een houten constructie voor op je bureau, zodat je makkelijk staand kunt werken.
• Een vloerbeschermer
• Een bureaulamp, voor goed licht.
• Een stekkerblok
• En een plant.

Thuiswerkplekken bestellen via de webshop

Medewerkers kunnen nu via de webshop van de leverancier hun thuiswerkplek bestellen. Daar werd meteen al flink gebruik van gemaakt. In de eerste maanden waren er al 1600 unieke bestellingen gedaan.

 En met resultaat! De nieuwe thuiswerkplekken zorgen ervoor dat er nauwelijks nog fysieke klachten worden gemeld. Benieuwd hoe onze thuiswerkplek eruitziet? Kijk de video: Voel je thuis bij VGZ.

Dit geef ik u graag nog mee

Misschien staat u wel aan de start van het regelen van de thuiswerkplekken binnen uw organisatie. Bij het regelen van de thuiswerkplekken heb ik een aantal dingen geleerd die ik graag met u deel.

• Lenen vs. eigendom

  Stel je een werkplek ter beschikking? Of wordt de werkplek eigendom van de medewerker? VGZ koos voor de eerste optie. Met als belangrijkste argument: duurzaamheid. De thuiswerkspullen zijn van goede kwaliteit. Als een medewerker uit dienst gaat, worden de spullen opgehaald, schoongemaakt en ingezet voor de volgende collega.

• Multi-inzetbare bureaustoelen

  Bij VGZ kozen we voor een modulaire stoel. Het grote voordeel: onderdelen kunnen vervangen worden voor iets anders. Denk bijvoorbeeld aan andere armsteunen, als iemand heel smal is. Of een extra neksteun, bij lange mensen. Zo sluit de bureaustoel altijd aan op degene die erop zit.

• Levertijden

  Door corona was er grote vraag naar kantoormeubilair. Het was daarom best spannend of spullen op tijd geleverd konden worden. Tot nu toe is dit altijd gelukt. Soms door net even een andere keuze te maken: losse webcams in plaats van ingebouwde camera’s bijvoorbeeld.

• Wie betaalt de koffie: de thuiswerkvergoeding

  Het laatste punt gaat niet over de thuiswerkplek zelf, maar over de kosten die het thuiswerken met zich meebrengt. Denk aan koffie, thee, toiletpapier, water, licht en gas. Maar bijvoorbeeld ook afschrijving van de werkplek. VGZ heeft ervoor gekozen de vergoeding in te richten op basis van het advies van het Nibud en inmiddels ligt deze vast in onze cao. Zo komen wij onze collega’s naast de thuiswerkplek tegemoet in de kosten die hij of zij maakt door thuis te werken.