Hybride werken kent geen ‘one size fits all’

David houdt zich vanuit zijn rol als Business Consultant onder andere bezig met het creëren van een ideale hybride werksituatie binnen VGZ. 

Van bijna alleen maar op kantoor naar volledig thuis. Begin 2020 maakten veel mensen deze enorme – door corona noodzakelijke – stap. Dat zette mij aan het denken. Als Business Consultant, maar ook als jonge vader. Was onze manier van werken wel zo logisch? Past dat nog bij de tijd van nu? En hoe willen we hier als VGZ mee omgaan? Ik deel graag mijn en onze inzichten over dit thema.

Thuiswerken als het nieuwe normaal

Ik had het van te voren nooit gedacht, maar dat thuiswerken bevalt mij ontzettend goed. Onze dochter is in coronatijd geboren. Door het vele thuiswerken kon ik een grote rol spelen in de eerste periode van haar leven. Ook merk ik dat ik thuis meer focus heb en effectiever werk. Ik dacht: daar ben ik vast niet de enige in. Moeten we dan nog wel naar kantoor willen? 

Wat mij betreft is het antwoord: ja, dolgraag. Maar niet zoals we dat ‘vroeger’ deden. Iedere dag opnieuw in die file of volle trein, haasten om nog een beetje op tijd thuis te zijn en te kunnen mee-eten. Lang gingen we ervan uit dat je het best op kantoor kon werken. Daar had je een werkplek waar je effectief kon werken en je team kon ontmoeten. Of, in sommige gevallen: waar je manager kon zien wat je deed. 

Bij VGZ deden we in 2020 onderzoek, met een interessante uitkomst. Het bleek dat het overgrote deel van de werkzaamheden heel goed thuis kon worden uitgevoerd. En sterker nog: 40 – 70% van het werk kan zelfs beter thuis, of vanaf een focus plek, uitgevoerd kan worden. Volledig op kantoor is in ons geval dus niet het antwoord. Maar zoals ik al zei: dit is natuurlijk per organisatie verschillend. 

Vier basisprincipes voor hybride werken

Bij VGZ zijn we ook nog zoekende naar de ideale wereld. Maar wat mij betreft zijn er vier basisprincipes die voor iedere situatie gelden.

1. Het moet passen bij de organisatie

   De belangrijkste – en eerste - vraag die je jezelf moet stellen: past hybride werken bij mijn organisatie? In ons geval is dit duidelijk: hybride werken sluit perfect aan bij de werkwijze van VGZ. Ook merken we vanuit onze klanten dat digitaal communiceren steeds meer de voorkeur heeft. Wel zo logisch om dat dan ook zelf te doen.  

2. Voor verbinding moet je werken, op kantoor én thuis  

   Onderlinge verbinding ontstaat niet vanzelf. Ook niet als je iedere dag naar kantoor gaat. Daar moet voor gewerkt worden. Ik ken mijn collega’s beter dan ooit sinds wij thuiswerken. Mede omdat we iedere dag beginnen met een koffiemomentje. Even inchecken en aandacht voor elkaar hebben.  
    
   Nu we hybride gaan werken hebben we afgesproken om iedere twee weken op donderdag aanwezig te zijn. Die dag houden we onze agenda’s vrij om samen te lunchen en inhoudelijk de verdieping op te zoeken.  

3. Leiderschap die vertrouwen en aanmoedigen 

   Ik stipte het al even aan: de aanwezigheid op kantoor had vroeger soms ook een controlefunctie. Je manager kon zien dat je aan het werk was. Voor een optimale hybride werksituatie heb je leiders nodig die faciliteren en mensen empoweren in wat ze doen. Vertrouwen hebben en sturen op de kwaliteit van het werk, in plaats van aanwezigheid.

4. Het is geen one-size-fits-all-principe 

   Eén van de belangrijkste inzichten voor mij is: one size fits nobody. Binnen VGZ alleen al zijn er zóveel verschillende teams, functies en type mensen.  
   
   Er zijn teams die naar kantoor komen om ook echt samen het werk uit te voeren. Voor deze groep zijn werkplekken belangrijker dan overleg- of brainstormruimtes. Denk bijvoorbeeld aan teams die inhoudelijke dossiers met elkaar willen bespreken, om zo met elkaar te leren. Maar er zijn ook veel teams die het thuiswerken gebruiken om te focussen op het werk. En naar kantoor komen om te brainstormen of voor teambuilding. Werk vanuit kleine oplossingen en houd er rekening mee dat dit niet gelijk voor iedereen hoeft te gelden.